Инструкция по написанию приказов

Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов. Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации. Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа например, в вашем распоряжении только пишущая машинка , а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать. Наименование организации Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

Что такое приказы по основной деятельности

Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов.

Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации.

Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа например, в вашем распоряжении только пишущая машинка , а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.

Наименование организации Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Для части приказов установлен предельный срок хранения — постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками.

Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием см. Пример 1.

При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно см. Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов.

При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят. Дата и регистрационный номер Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание — это является грубейшей ошибкой.

На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации с юридической точки зрения! Допускается несколько способов оформления даты: арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире.

Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы.

Место составления или издания документа Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения. Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее Вот так рождаются на карте новые города!

Текст приказа Заголовок к тексту оформлять желательно. Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например: О создании аттестационной комиссии; О проведении торжественных мероприятий, посвященных й годовщине Великой Отечественной войны; Об итогах проведения семинара.

Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, — на его тексте. На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка.

Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках Пример 4.

В последнем предложении констатирующей части точка не ставится. После него ставится двоеточие. Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа.

Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.

Количество уровней вложенности может быть разным где-то 1 уровень, где-то — 2, где-то — 3 и т. Пример 5. Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6.

Пример 5 Нумерация поручений распорядительной части приказа СвернутьПоказать В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность возможно с наименованием структурного подразделения — см. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно как в пункте 2 того же Примера 6.

Пример 6 Формулировка поручения СвернутьПоказать 1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.

Срок исполнения — 12 декабря года. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за год. Срок исполнения — 21 января года. Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день до конца рабочего дня , то оно выполнено своевременно. Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, так как плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word.

Какие ошибки наиболее распространены? Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны.

Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. Пример 7. Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию долой текстовые документы!

И это не смешно. Скажу честно, править их невозможно Предлагаю использовать таблицы если моя идея вам понравится в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными то есть видны только на экране. Пример 7 Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы СвернутьПоказать Текст приказа составляется исполнителем-автором документа.

Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами.

Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Обращу ваше внимание еще на одну проблему — это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

Пример 8. Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется! Пример 8 Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа СвернутьПоказать 1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре приложение 1. Утвердить и ввести в действие с 21 января г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов приложение 2.

Считать Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе принятия управленческих решений, утвержденный приказом Председателя Правления банка от Пример 9 На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ СвернутьПоказать На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа СвернутьПоказать Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы.

В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование см. Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа см. Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность.

И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается. Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. Наименование должности печатается сразу от левого поля документа без отступа.

Пример Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно. Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.

Для этого часто используют штампы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Инструкция по созданию приказов

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы Утвердить инструкцию по делопроизводству. Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции.

Есть несколько видов приказов, но суть у них одна — внедрить определенные решения в деятельность фирмы, и при этом проинформировать персонал о них в доступной форме. Данные документы понадобятся и при проверке, поскольку все документы контролируются в первую очередь, и правильно составленный архив позволит сделать вывод о деятельности компании. Прежде чем готовить приказ о сокращении штата или другом вопросе, следует разобраться, что он собой представляет, и какие процессы регулирует. Его первоочередное назначение — это организация трудовой деятельности, осуществляемая непосредственно руководителем, хотя зачастую данная функция возлагается на его представителя, которым является секретарь или заместитель. Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает. В каждой организации трудовая деятельность регулируется приказами и распоряжениями руководителя. При этом во многих компаниях распространена практика, когда разработка приказов поручается именно секретарю личному помощнику. В данной статье мы рассмотрим, какие правила оформления приказов при этом необходимо соблюдать. Каждый секретарь обязан знать правила и требования к оформлению различных документов. Инструкция по написанию приказов Унифицированного специально разработанного образца приказа о дисциплинарном взыскании не существует. Организации могут самостоятельно разработать шаблон приказа или писать его в свободной форме. Для написания приказа может использоваться фирменный бланк организации или же обычный лист А4 формата. Закон допускает написание приказа о дисциплинарном взыскании как от руки, так и в печатном виде, но наличие подлинных подписей директора организации, а также провинившегося сотрудника на нем должны присутствовать обязательно. Открыть и скачать онлайн.

Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа.

Основным отличием распоряжения является не круг лиц. Распоряжения издаются руководителями коллегиальных органов на правах единоначалия например, председатель городского собрания или органами власти их комитетами и комиссиями в пределах своей компетенции например, СЭС.

Оформление приказа

Которое было назначено исполнителем указанных действий Заголовок обязательно емко передает общий смысл текста, причем лаконично, точку ставить не нужно. Основной текст отделяется от заглавия межстрочными интервалами, а также проходит выравнивание по границам слева и справа. Содержание предусматривает две части — преамбулу, в которой описываются предпосылки к конкретному решению, а также описание ситуации и распорядительную, где оглашается сделанное решение и назначаются ответственные. Обязательно необходимо прописать сроки исполнения, а после подготовки бумага утверждается начальством, при помощи визирования. Для последнего нужно указать должность лица, его ФИО и подпись. Ответственность за то, чтобы приказы были правильно подготовлены, а также были оценены юридическим отделом, возлагается на руководителей подразделений, а канцелярия оценивает техническую часть.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Полистать демо-версию печатного журнала Кожанова Евгения специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа. Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов всего их в статье 17 делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней. Виды приказов в организации Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно — срок их хранения. Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов см. И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет.

Помещено в тему: Оформление документов Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно.

Скачать пустой бланк приказа о дисциплинарном взыскании. Заполнением приказа чаще всего занимается секретарь предприятия, юрист или специалист отдела кадров. После оформления, приказ передается на подпись директору либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов сотруднику.

Инструкция по написанию приказов

.

Приказ о дисциплинарном взыскании

.

Распоряжение – образец оформления

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: КАК ПРАВИЛЬНО ПИСАТЬ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ
Похожие публикации